Kiến thức cơ bản về bảng (Table) trong công tác văn phòng

    Nội dung bài viết dành cho người làm việc văn phòng về kiến thức cơ bản và thực hành với bảng (Table) trong Microsoft Word và Excel – hai công cụ phổ biến nhất trong công việc văn phòng hiện nay     

    I. BẢNG LÀ GÌ?

     - Bảng (Table) là một dạng hiển thị dữ liệu theo hàng (row) và cột (column).

    - Mỗi ô trong bảng là nơi bạn nhập dữ liệu, giúp bạn trình bày thông tin khoa học, dễ nhìn, dễ theo dõi.

    II. TẠO BẢNG TRONG WORD
    📌 Cách 1: Dùng chức năng Insert Table
    1. Vào tab Insert → chọn Table
    2. Di chuột để chọn số hàng và cột cần tạo → click chuột.
    📌 Cách 2: Dùng lệnh Draw Table
    1. Vào tab Insert → Table → chọn Draw Table
    2. Dùng chuột để vẽ khung bảng và chia ô tùy ý.
    📌 Cách 3: Chuyển văn bản sang bảng
    1. Viết văn bản có phân tách bằng dấu Tab hoặc dấu phẩy (,)
    2. Chọn văn bản → Tab Insert → Table → Convert Text to Table...
    III. CÁC THAO TÁC VỚI BẢNG TRONG WORD

    IV. TẠO BẢNG TRONG EXCEL

    📌 Cách 1: Gõ trực tiếp vào các ô → sau đó chọn vùng dữ liệu → Ctrl + T để tạo bảng

    📌 Cách 2: Tab Insert → chọn Table → xác nhận vùng dữ liệu → OK

    V. CÁC THAO TÁC CƠ BẢN TRONG BẢNG EXCEL

    VI. THỰC HÀNH

    🔨 Bài thực hành 1: Tạo bảng quản lý nhân sự trong Word

    Yêu cầu:
    1. Mở Microsoft Word → Tạo một bảng 6 cột và 6 hàng.
    2. Nhập tiêu đề: STT, Họ tên, Chức vụ, Ngày sinh, Phòng ban, Ghi chú.
    3. Nhập nội dung mẫu cho 5 nhân viên.
    4. Gộp ô tiêu đề ở dòng đầu để ghi dòng chữ: "DANH SÁCH NHÂN VIÊN", căn giữa.
|    5. Định dạng bảng: có viền, tiêu đề in đậm, canh giữa cột STT và Chức vụ.
🔨 Bài thực hành 2: Tạo bảng theo dõi chấm công trong Excel
    Yêu cầu: Mở Microsoft Excel.
    1. Tạo bảng gồm các cột: STT, Họ tên, Phòng ban, Số ngày công, Ngày nghỉ, Ghi chú.

    2. Nhập dữ liệu cho 5 nhân viên.
    3. Thêm cột "Tổng" = Số ngày công + Ngày nghỉ.
    4. Định dạng bảng:
    5. Căn giữa STT, Phòng ban.
    6. Gạch viền toàn bộ.
    7. Tô màu hàng tiêu đề.
    8. Sử dụng chức năng Table (Insert → Table).

Xóa định dạng danh sách kiểu ký tự hoặc kiểu số trong Word

   1. Xóa định dạng danh sách kiểu ký tự (bullet) hoặc kiểu số (numbered list):

Cách 1: Dùng thanh công cụ (Ribbon)

- Chọn đoạn văn bản đã được định dạng danh sách (ký tự hoặc số).

- Trên thanh Home, vào nhóm Paragraph.

- Nhấn lại vào biểu tượng:

+ Bullets (•) nếu là danh sách kiểu ký tự.

+ Numbering (1. 2. 3.) nếu là danh sách kiểu số.
- Việc này sẽ bỏ định dạng danh sách khỏi đoạn văn.

2. Sử dụng tổ hợp phím tắt để xóa nhanh định dạng danh sách:

Cách 2: Dùng tổ hợp phím: Ctrl + Shift + N

Chức năng: Xóa toàn bộ định dạng đoạn văn bản, bao gồm cả danh sách, kiểu chữ, màu sắc, căn lề...

Cách dùng:

- Chọn đoạn văn bản cần xóa định dạng.

- Nhấn Ctrl + Shift + N.

- Đây là cách nhanh nhất để đưa văn bản về định dạng bình thường (Normal style).

* Lưu ý:

- Khi dùng Ctrl + Shift + N, mọi định dạng như in đậm, nghiêng, màu chữ, căn chỉnh... cũng sẽ bị xóa hoàn toàn.

- Nếu bạn chỉ muốn bỏ định dạng danh sách mà giữ các định dạng khác, nên dùng thanh công cụ (Ribbon).

 

ĐỊNH DẠNG TRANG VĂN BẢN – KỸ NĂNG CƠ BẢN, GIÁ TRỊ LỚN CHO NGƯỜI LÀM VĂN PHÒNG

 1. Ý nghĩa của định dạng trang văn bản

- Định dạng trang văn bản không chỉ đơn giản là làm cho văn bản “đẹp hơn” mà còn mang lại nhiều giá trị thiết thực:

- Tăng tính chuyên nghiệp: Văn bản được trình bày rõ ràng, hợp lý sẽ tạo ấn tượng tốt với người đọc, đặc biệt trong các văn bản hành chính, hợp đồng, báo cáo...

- Dễ đọc – dễ hiểu: Việc căn chỉnh, giãn dòng, đánh số trang… giúp người đọc theo dõi nội dung một cách thuận tiện và logic hơn.

- Tiết kiệm thời gian xử lý: Một văn bản được định dạng chuẩn sẽ dễ dàng chỉnh sửa, in ấn và lưu trữ.

- Tuân thủ quy chuẩn hành chính: Đặc biệt trong khối cơ quan nhà nước, định dạng trang văn bản cần tuân theo Thông tư, Nghị định quy định sẵn.

2. Hướng dẫn định dạng trang văn bản (trong Microsoft Word)

a. Thiết lập khổ giấy:

- Vào Layout (Bố cục) → Size (Kích thước) → Chọn A4 (210mm x 297mm)

Hình ảnh - Thẻ Margin trong hộp thoại Page Setup

Hình ảnh - Thẻ Page thiết lập khổ giấy

b. Căn lề văn bản:

- Vào Layout → Margins (Lề) → Custom Margins:

+ Lề trên (Top): 2 cm

+ Lề dưới (Bottom): 2 cm

+ Lề trái (Left): 3 cm

+Lề phải (Right): 2 cm
(Theo quy định của văn bản hành chính Nhà nước)

c. Định dạng đoạn văn:

- Font chữ: Times New Roman (hoặc TCVN 6909:2001 nếu yêu cầu)

- Cỡ chữ: 13 hoặc 14

- Giãn dòng: 1.5 dòng (Line spacing)

- Căn lề đoạn: Justify (Căn đều hai bên)

- Thụt đầu dòng: 1.27 cm

d. Đánh số trang:

- Vào Insert → Page Number → Chọn vị trí số trang (thường là dưới giữa trang)

3. Ví dụ minh họa

Trích đoạn văn bản được định dạng chuẩn:

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập – Tự do – Hạnh phúc
(Căn giữa, in đậm, cỡ chữ 14)
Hà Nội, ngày 13 tháng 6 năm 2025

TỜ TRÌNH
Về việc mua sắm thiết bị văn phòng năm 2025
(Tiêu đề in hoa, căn giữa, in đậm)

Kính gửi: Ban Giám đốc Công ty ABC

Căn cứ vào nhu cầu thực tế và kế hoạch hoạt động năm 2025, Phòng Hành chính – Nhân sự trình Ban Giám đốc xem xét, phê duyệt việc mua sắm một số thiết bị văn phòng nhằm phục vụ hiệu quả cho công việc chuyên môn.

KẾT LUẬN:

Định dạng trang văn bản là bước đầu tiên để tạo nên một tài liệu chỉn chu, khoa học và chuyên nghiệp. Dù là công việc nhỏ, nhưng lại mang đến hiệu quả lớn trong công tác hành chính – văn phòng. Mỗi nhân viên văn phòng nên thành thạo kỹ năng này để nâng cao chất lượng công việc hàng ngày.

ĐỊNH DẠNG ĐOẠN VĂN BẢN TRONG WORD

             Trong quá trình soạn thảo văn bản, việc định dạng đoạn văn không chỉ giúp văn bản đẹp, dễ đọc, dễ hiểu, mà còn thể hiện sự chuyên nghiệp và nghiêm túc của người soạn. Một đoạn văn được trình bày rõ ràng, mạch lạc giúp người đọc tiếp nhận thông tin nhanh hơn, đồng thời tạo ấn tượng tốt về hình thức.

        Nếu văn bản không được định dạng đúng (không giãn dòng, không thụt đầu dòng, các đoạn sát nhau...), người đọc sẽ cảm thấy rối mắt, khó tiếp nhận thông tin, gây ra sự thiếu chuyên nghiệp, đặc biệt là trong các văn bản hành chính hoặc tài liệu chia sẻ.

KỸ THUẬT ĐỊNH DẠNG CƠ BẢN KHI SOẠN THẢO VĂN BẢN

1. Thụt đầu dòng (Indent paragraph)

* Ý nghĩa: Giúp phân tách các đoạn văn rõ ràng, tạo cảm giác dễ chịu khi đọc.

* Cách thực hiện:

- Đặt con trỏ chuột tại đầu đoạn văn.

- Nhấn phím Tab trên bàn phím để thụt vào khoảng 1.27 cm (mặc định).

- Hoặc: Chọn đoạn → Nhấn chuột phải → chọn Paragraph (Đoạn) → mục Special chọn First line và đặt giá trị khoảng 1.25 cm.

2. Giãn dòng (Line spacing)

* Ý nghĩa: Tạo độ thoáng giữa các dòng trong cùng một đoạn, giúp mắt dễ di chuyển và không bị mỏi khi đọc.

* Cách thực hiện:

- Chọn đoạn văn bản cần giãn dòng.

- Trên thanh công cụ, chọn tab Home → biểu tượng Line and Paragraph Spacing (dấu mũi tên lên xuống).

- Chọn mức giãn phù hợp, thường dùng 1.5 line hoặc 2.0 line theo yêu cầu văn bản.

 3. Giãn đoạn (Space between paragraphs)

* Ý nghĩa: Tạo khoảng cách giữa các đoạn, giúp nội dung phân chia rõ ràng, mạch lạc hơn.

* Cách thực hiện:

- Chọn đoạn văn → Nhấp chuột phải → chọn Paragraph.

- Trong mục Spacing, chỉnh:

+ Before: khoảng cách trước đoạn (thường để 6pt).

+ After: khoảng cách sau đoạn (thường để 6pt hoặc 12pt).

- Nhấn OK để hoàn tất.

Định dạng trang văn bản trong Word

 ĐỊNH DẠNG TRANG VĂN BẢN TRONG WORD

 Các bước thực hiện: 

🔹 Bước 1: Mở nhóm Page Setup

Vào tab Layout → Nhóm Page Setup:

🔹 Bước 2: Chọn khổ giấy (Size)

Chọn Size → Chọn loại giấy thường dùng:

• A4 (21 x 29.7 cm) là phổ biến.

🔹 Bước 3: Chọn hướng giấy (Orientation)

• Portrait (dọc) – thường dùng cho văn bản.
• Landscape (ngang) – dùng khi cần hiển thị bảng rộng.

🔹 Bước 4: Đặt lề giấy (Margins)

Chọn Margins → Có thể chọn nhanh các mẫu hoặc nhấp Custom Margins... để đặt:

• Top: 2 cm
• Bottom: 2 cm
• Left: 3 cm (để đóng gáy)
• Right: 2 cm

🔹 Bước 5: Kiểm tra lại trong Print Preview

Vào File → Print để xem bản in trước khi in thực tế.

 TỔNG KẾT

Yếu tố                         Thiết lập phổ biến

Khổ giấy                     A4

Hướng giấy               Portrait (dọc)

Lề giấy                       Trái 3cm, phải 2 cm, trên 2cm, dưới 2cm

Đơn vị đo                   cm       (cài đặt trong Options nếu cần)     

Tự động căn chỉnh độ rộng của bảng trong Word

 

THAO TÁC CĂN CHỈNH ĐỘ RỘNG CỦA BẢNG TRONG WORD

CÁCH 1: Sử dụng tính năng AutoFit của Word

Bước 1: Chọn bảng cần căn chỉnh

• Nhấp vào biểu tượng dấu cộng (＋) ở góc trên bên trái của bảng hoặc rê chuột chọn toàn bảng.

Bước 2: Mở tab "Layout" trong Table Tools

• Khi chọn bảng, thanh công cụ Table Tools sẽ xuất hiện.
• Chọn tab Layout (trong nhóm Table Tools trên thanh Ribbon).

Bước 3: Sử dụng tính năng AutoFit

• Trong nhóm Cell Size, bấm vào nút AutoFit.
• Bạn có 3 tùy chọn:
• AutoFit Contents: Tự động điều chỉnh độ rộng cột vừa với nội dung.
• AutoFit Window: Căn bảng vừa với chiều rộng của trang (không tràn lề).
• Fixed Column Width: Giữ nguyên độ rộng cột (không tự điều chỉnh theo nội dung).

👉 Khuyên dùng: AutoFit Contents để cột co giãn vừa nội dung, hoặc AutoFit Window nếu bạn muốn bảng vừa khít với trang giấy.

CÁCH 2: Nhấp chuột phải để chọn AutoFit

1. Chuột phải vào bảng (hoặc biểu tượng dấu cộng của bảng).
2. Chọn AutoFit trong menu ngữ cảnh.
3. Chọn một trong ba tùy chọn như trên.

Mẹo bổ sung:

• Nếu sau khi AutoFit, nội dung vẫn bị tràn hàng, bạn có thể giảm kích thước chữ, hoặc chọn Wrap Text để ngắt dòng trong ô.
• Với bảng lớn, nên chọn AutoFit Window để tránh bảng tràn ra ngoài lề in.

Khắc phục lỗi ngắt dòng của bảng trong word

 

        Quan sát hình ảnh trên, là cái bảng (Table) trên Word, nó bị ngắt dòng làm cho bảng bị chia ra không như ý, mất thẩm mỹ. Nguyên nhân có thẻ là:

-  Bảng bị ngắt giữa các trang mà không được xử lý đúng cách.

- Các dòng hoặc ô bị chia tách không hợp lý khi xuống dòng.

- Các thuộc tính "Allow row to break across pages" chưa được điều chỉnh.

 Cách khắc phục lỗi gãy bảng trong Word:

Bước 1: Chọn toàn bộ bảng

- Click vào dấu cộng (＋) ở góc trái phía trên của bảng để chọn toàn bộ bảng.

Bước 2: Mở cửa sổ "Table Properties"

- Nhấp chuột phải → chọn Table Properties (Thuộc tính bảng).

Bước 3: Tắt chức năng ngắt dòng giữa các trang

- Trong hộp thoại Table Properties, chuyển sang tab Row.

- Bỏ chọn mục “Allow row to break across pages” (Cho phép hàng bị chia tách giữa các trang).

- Nhấn OK.

Bước 4: Kiểm tra tùy chọn phân trang

- Nhấn Ctrl + A để chọn toàn bộ văn bản.

- Nhấn chuột phải → chọn Paragraph → tab Line and Page Breaks.

- Bỏ chọn mục:

+ Keep with next (Giữ với đoạn sau)

+ Keep lines together (Giữ dòng liền nhau)

+ Page break before (Ngắt trang trước)

- Nhấn OK.

Bước 5: Chỉnh sửa chiều cao và canh lề bảng nếu cần

- Nếu bảng vẫn bị gãy do quá dài, bạn có thể:

+ Chia bảng thành 2 bảng nhỏ hơn.

+ Giảm kích thước lề hoặc phông chữ để vừa trang.