Kiến thức cơ bản về bảng (Table) trong công tác văn phòng

    Nội dung bài viết dành cho người làm việc văn phòng về kiến thức cơ bản và thực hành với bảng (Table) trong Microsoft Word và Excel – hai công cụ phổ biến nhất trong công việc văn phòng hiện nay     

    I. BẢNG LÀ GÌ?

     - Bảng (Table) là một dạng hiển thị dữ liệu theo hàng (row) và cột (column).

    - Mỗi ô trong bảng là nơi bạn nhập dữ liệu, giúp bạn trình bày thông tin khoa học, dễ nhìn, dễ theo dõi.

    II. TẠO BẢNG TRONG WORD
    📌 Cách 1: Dùng chức năng Insert Table
    1. Vào tab Insert → chọn Table
    2. Di chuột để chọn số hàng và cột cần tạo → click chuột.
    📌 Cách 2: Dùng lệnh Draw Table
    1. Vào tab Insert → Table → chọn Draw Table
    2. Dùng chuột để vẽ khung bảng và chia ô tùy ý.
    📌 Cách 3: Chuyển văn bản sang bảng
    1. Viết văn bản có phân tách bằng dấu Tab hoặc dấu phẩy (,)
    2. Chọn văn bản → Tab Insert → Table → Convert Text to Table...
    III. CÁC THAO TÁC VỚI BẢNG TRONG WORD

    IV. TẠO BẢNG TRONG EXCEL

    📌 Cách 1: Gõ trực tiếp vào các ô → sau đó chọn vùng dữ liệu → Ctrl + T để tạo bảng

    📌 Cách 2: Tab Insert → chọn Table → xác nhận vùng dữ liệu → OK

    V. CÁC THAO TÁC CƠ BẢN TRONG BẢNG EXCEL

    VI. THỰC HÀNH

    🔨 Bài thực hành 1: Tạo bảng quản lý nhân sự trong Word

    Yêu cầu:
    1. Mở Microsoft Word → Tạo một bảng 6 cột và 6 hàng.
    2. Nhập tiêu đề: STT, Họ tên, Chức vụ, Ngày sinh, Phòng ban, Ghi chú.
    3. Nhập nội dung mẫu cho 5 nhân viên.
    4. Gộp ô tiêu đề ở dòng đầu để ghi dòng chữ: "DANH SÁCH NHÂN VIÊN", căn giữa.
|    5. Định dạng bảng: có viền, tiêu đề in đậm, canh giữa cột STT và Chức vụ.
🔨 Bài thực hành 2: Tạo bảng theo dõi chấm công trong Excel
    Yêu cầu: Mở Microsoft Excel.
    1. Tạo bảng gồm các cột: STT, Họ tên, Phòng ban, Số ngày công, Ngày nghỉ, Ghi chú.

    2. Nhập dữ liệu cho 5 nhân viên.
    3. Thêm cột "Tổng" = Số ngày công + Ngày nghỉ.
    4. Định dạng bảng:
    5. Căn giữa STT, Phòng ban.
    6. Gạch viền toàn bộ.
    7. Tô màu hàng tiêu đề.
    8. Sử dụng chức năng Table (Insert → Table).

Tự học Excel: 10 hàm thường dùng trong công việc

Excel là một công cụ không thể thiếu đối với nhân viên văn phòng. Trong bài viết này, tôi sẽ giới thiệu 10 hàm Excel thông dụng nhất giúp bạn làm việc hiệu quả hơn.

1. Hàm SUM
Cú pháp: =SUM(A1:A5)
Công dụng: Tính tổng các ô từ A1 đến A5.
Ví dụ: Mở ExcelTại một ô bất kỳ, bạn hãy nhập công thức như sau và chú ý đến kết quả của nó trả về tại ô chúng ta nhập công thức:
=Sum(1,2,3) có giá trị là kết quả của tổng của ba giá trị số 1, 2 và 3

=Sum(a,1,2,3) có giá trị không hay là thấy báo lỗi, hiểu được lỗi

=Sum(4.1,4.9) có giá trị là kết quả của tổng hai giá trị số 4.1 và 4.9
2. Hàm AVERAGE
Cú pháp: =AVERAGE(B1:B5)
Công dụng: Tính giá trị trung bình.
3. Hàm IF
Cú pháp: =IF(C2>=5,"Đạt","Chưa đạt")
Công dụng: Kiểm tra điều kiện, trả kết quả theo đúng/sai.
4. Hàm VLOOKUP
Cú pháp: =VLOOKUP(101,A2:D10,2,FALSE)
Công dụng: Tra cứu giá trị theo cột.
5. Hàm HLOOKUP
Cú pháp: =HLOOKUP("Mã",A1:D4,2,FALSE)
Công dụng: Tra cứu giá trị theo hàng ngang.
6. Hàm COUNT
Cú pháp: =COUNT(A1:A10)
Công dụng: Đếm số ô chứa số.
7. Hàm COUNTA
Cú pháp: =COUNTA(A1:A10)
Công dụng: Đếm số ô không trống.
8. Hàm LEFT / RIGHT
Cú pháp: =LEFT(A1,3) | =RIGHT(A1,2)
Công dụng: Lấy ký tự bên trái/phải của chuỗi.
9. Hàm LEN
Cú pháp: =LEN(A1)
Công dụng: Đếm số ký tự trong ô.
10. Hàm CONCATENATE (hoặc TEXTJOIN)
Cú pháp: =CONCATENATE(A1," ",B1)
Công dụng: Ghép chuỗi từ nhiều ô.
Kết luận
Hy vọng với 10 hàm cơ bản trên, bạn sẽ nắm vững nền tảng Excel và làm việc nhanh chóng hơn. Hãy lưu bài viết này lại để tra cứu khi cần thiết nhé!