ĐỊNH DẠNG TRANG VĂN BẢN – KỸ NĂNG CƠ BẢN, GIÁ TRỊ LỚN CHO NGƯỜI LÀM VĂN PHÒNG

 1. Ý nghĩa của định dạng trang văn bản

- Định dạng trang văn bản không chỉ đơn giản là làm cho văn bản “đẹp hơn” mà còn mang lại nhiều giá trị thiết thực:

- Tăng tính chuyên nghiệp: Văn bản được trình bày rõ ràng, hợp lý sẽ tạo ấn tượng tốt với người đọc, đặc biệt trong các văn bản hành chính, hợp đồng, báo cáo...

- Dễ đọc – dễ hiểu: Việc căn chỉnh, giãn dòng, đánh số trang… giúp người đọc theo dõi nội dung một cách thuận tiện và logic hơn.

- Tiết kiệm thời gian xử lý: Một văn bản được định dạng chuẩn sẽ dễ dàng chỉnh sửa, in ấn và lưu trữ.

- Tuân thủ quy chuẩn hành chính: Đặc biệt trong khối cơ quan nhà nước, định dạng trang văn bản cần tuân theo Thông tư, Nghị định quy định sẵn.

2. Hướng dẫn định dạng trang văn bản (trong Microsoft Word)

a. Thiết lập khổ giấy:

- Vào Layout (Bố cục) → Size (Kích thước) → Chọn A4 (210mm x 297mm)

Hình ảnh - Thẻ Margin trong hộp thoại Page Setup

Hình ảnh - Thẻ Page thiết lập khổ giấy

b. Căn lề văn bản:

- Vào Layout → Margins (Lề) → Custom Margins:

+ Lề trên (Top): 2 cm

+ Lề dưới (Bottom): 2 cm

+ Lề trái (Left): 3 cm

+Lề phải (Right): 2 cm
(Theo quy định của văn bản hành chính Nhà nước)

c. Định dạng đoạn văn:

- Font chữ: Times New Roman (hoặc TCVN 6909:2001 nếu yêu cầu)

- Cỡ chữ: 13 hoặc 14

- Giãn dòng: 1.5 dòng (Line spacing)

- Căn lề đoạn: Justify (Căn đều hai bên)

- Thụt đầu dòng: 1.27 cm

d. Đánh số trang:

- Vào Insert → Page Number → Chọn vị trí số trang (thường là dưới giữa trang)

3. Ví dụ minh họa

Trích đoạn văn bản được định dạng chuẩn:

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập – Tự do – Hạnh phúc
(Căn giữa, in đậm, cỡ chữ 14)
Hà Nội, ngày 13 tháng 6 năm 2025

TỜ TRÌNH
Về việc mua sắm thiết bị văn phòng năm 2025
(Tiêu đề in hoa, căn giữa, in đậm)

Kính gửi: Ban Giám đốc Công ty ABC

Căn cứ vào nhu cầu thực tế và kế hoạch hoạt động năm 2025, Phòng Hành chính – Nhân sự trình Ban Giám đốc xem xét, phê duyệt việc mua sắm một số thiết bị văn phòng nhằm phục vụ hiệu quả cho công việc chuyên môn.

KẾT LUẬN:

Định dạng trang văn bản là bước đầu tiên để tạo nên một tài liệu chỉn chu, khoa học và chuyên nghiệp. Dù là công việc nhỏ, nhưng lại mang đến hiệu quả lớn trong công tác hành chính – văn phòng. Mỗi nhân viên văn phòng nên thành thạo kỹ năng này để nâng cao chất lượng công việc hàng ngày.