Cách sao lưu toàn bộ cây thư mục giáo viên lên Google Drive tự động mỗi tuần

Với khối lượng hồ sơ điện tử ngày càng lớn, việc sao lưu tự động dữ liệu lên Google Drive giúp giáo viên và tổ CNTT tránh mất file do lỗi máy tính, virus hoặc sự cố ổ cứng. Trong bài viết này, Mai Anh sẽ hướng dẫn thầy cô cách thiết lập sao lưu định kỳ — “mỗi tuần tự động đồng bộ toàn bộ cây thư mục giáo viên lên Drive” — chỉ 1 lần cài đặt, sau đó hệ thống tự chạy.

I. Vì sao nên sao lưu tự động lên Google Drive

  • 💾 An toàn dữ liệu: Tránh mất file do virus, xoá nhầm, hoặc hỏng máy.
  • 📂 Đồng bộ nhiều thiết bị: Có thể mở cùng thư mục trên máy tính trường, laptop cá nhân, điện thoại.
  • 🧭 Tự động hoá quy trình: Không cần thao tác thủ công, hệ thống tự sao lưu mỗi tuần.
  • 🏫 Phù hợp tổ chuyên môn: Tổ trưởng có thể giám sát hồ sơ các giáo viên trong cùng một Drive chung.

II. Chuẩn bị cây thư mục trước khi sao lưu

Trước tiên, hãy đảm bảo thầy cô đã có cấu trúc lưu trữ rõ ràng như bài trước:

📁 So_Luu_GiaoVien_RcomDamYi
│
├── 2024_2025
│   ├── 01_KeHoach
│   ├── 02_GiaoAn
│   ├── 03_BaiGiang
│   ├── 04_DeKiemTra
│   └── 05_MinhChung_HoSo
└── 2023_2024

Đặt thư mục này tại vị trí cố định, ví dụ: D:\HoSo_GiaoVien hoặc C:\Users\Admin\Documents\HoSo_GiaoVien.

III. Thiết lập sao lưu tự động bằng Google Drive cho máy tính

🔹 Bước 1: Cài Google Drive for Desktop

  1. Truy cập Google Drive for Desktop.
  2. Tải và cài đặt phần mềm.
  3. Đăng nhập tài khoản Google của trường hoặc cá nhân.

🔹 Bước 2: Chọn thư mục cần sao lưu

  1. Mở Google Drive (biểu tượng đám mây trên thanh Taskbar).
  2. Chọn Bánh răng ⚙ → Preferences → My Computer → Add Folder.
  3. Chọn thư mục gốc HoSo_GiaoVien.
  4. Tick chọn: Back up to Google Drive (Không phải Google Photos).

🔹 Bước 3: Bật chế độ “Sao lưu định kỳ mỗi tuần”

Google Drive tự động đồng bộ khi có thay đổi, nhưng để đảm bảo kiểm tra định kỳ, ta có thể kết hợp Task Scheduler (Windows):

  1. Mở hộp tìm kiếm Windows → gõ Task Scheduler.
  2. Chọn Create Basic Task.
  3. Đặt tên: “Backup Google Drive – Giáo viên”.
  4. Trigger → chọn Weekly → chọn Thứ 6 hàng tuần (sau khi hoàn thành hồ sơ).
  5. Action → chọn Start a program → nhập: 
    "C:\Program Files\Google\Drive File Stream\launch.bat"
  6. Nhấn Finish.

Như vậy, mỗi tuần máy tính sẽ tự khởi động tiến trình đồng bộ Drive.

IV. Tùy chọn nâng cao cho tổ CNTT

Tổ CNTT có thể thiết lập sao lưu tập trung cho toàn trường:

  • Tạo thư mục chung trên Drive tên: HoSo_GiaoVien_TruongPCT.
  • Mỗi giáo viên có 1 thư mục riêng (phân quyền “Editor”).
  • Dùng Google Workspace Admin để cài đặt tự động đồng bộ cho tất cả tài khoản trong miền @truong.edu.vn.

Ưu điểm: dễ kiểm tra tiến độ cập nhật, tránh trùng lặp file, và có thể phục hồi khi giáo viên thay máy hoặc nghỉ hưu.

V. Mẹo giúp sao lưu hiệu quả và gọn nhẹ

  • 🧹 Dọn file cũ: Xóa bản nháp, file trùng lặp trước khi backup.
  • 📦 Dùng nén .zip: Gom toàn bộ thư mục 1 năm học trước khi lưu (giảm dung lượng 40–60%).
  • 📧 Đặt thông báo tự động: Google Drive có tính năng gửi email khi đồng bộ xong.
  • 💾 Tạo thêm bản sao định kỳ mỗi học kỳ: “HoSo_2024_HK1.zip”, “HoSo_2024_HK2.zip”.

🎯 Kết luận

Sao lưu tự động không chỉ là biện pháp kỹ thuật mà còn là thói quen quản lý dữ liệu chuyên nghiệp. Khi mọi giáo viên đều có bản sao hồ sơ của mình trên Drive, trường học sẽ vận hành trơn tru, an toàn và tiết kiệm thời gian trong các kỳ kiểm tra, thanh tra hay tổng kết năm học.

💡 Gợi ý thêm: Nếu tổ CNTT có nhiều giáo viên, hãy tạo một bảng Google Sheet theo dõi trạng thái sao lưu (cột “Giáo viên”, “Ngày backup gần nhất”, “Tình trạng”).

🪶 Bài viết: Rcom Dăm Yi | Blog: tuhocxyz.blogspot.com
📅 Cập nhật: Tháng 11 / 2025