10 Hàm Excel giúp dân văn phòng làm việc nhanh gấp đôi

Excel là công cụ không thể thiếu trong công việc văn phòng. Tuy nhiên, không phải ai cũng biết cách tận dụng các hàm thông dụng để làm việc nhanh và hiệu quả. Dưới đây là 10 hàm Excel đơn giản nhưng cực kỳ hữu ích, giúp bạn tiết kiệm thời gian và giảm sai sót khi xử lý dữ liệu.

1. Hàm SUM – Tính tổng nhanh chóng

Công dụng: Cộng nhanh các giá trị trong vùng dữ liệu.

=SUM(B2:B10)

Gợi ý: Dùng tổ hợp phím Alt + = để Excel tự động chèn hàm SUM cho bạn.

2. Hàm AVERAGE – Tính trung bình

Công dụng: Tính giá trị trung bình của nhiều ô.

=AVERAGE(C2:C12)

Hữu ích khi tính điểm trung bình, doanh thu trung bình, v.v.

3. Hàm IF – So sánh điều kiện

Dạng chuẩn:

=IF(D2>=50,"Đạt","Chưa đạt")

Giúp kiểm tra điều kiện logic, rất phổ biến trong tính điểm, kiểm tra kết quả hoặc phân loại dữ liệu.

4. Hàm COUNT và COUNTA – Đếm ô

  • COUNT: Đếm ô có chứa số.
  • COUNTA: Đếm ô có chứa dữ liệu (kể cả chữ).
=COUNT(B2:B10)
=COUNTA(A2:A10)

5. Hàm MAX và MIN – Tìm giá trị lớn nhất, nhỏ nhất

Cách dùng:

=MAX(D2:D20)
=MIN(D2:D20)

Rất hữu ích trong báo cáo thống kê, tìm điểm cao nhất, doanh thu thấp nhất, v.v.

6. Hàm CONCATENATE hoặc & – Ghép chuỗi

Dùng để nối nội dung của nhiều ô.

=CONCATENATE(A2," ",B2)
hoặc =A2&" "&B2

Ví dụ: Ghép họ và tên từ hai cột riêng biệt.

7. Hàm VLOOKUP – Tra cứu dữ liệu

Đây là hàm quan trọng nhất trong Excel để tìm thông tin tương ứng.

=VLOOKUP(Mã_hàng, Bảng_dữ_liệu, Số_thứ_tự_cột, FALSE)

Ứng dụng: Tra cứu điểm, tra mã hàng, hoặc tra giá sản phẩm tự động.

8. Hàm TRIM – Xóa khoảng trắng thừa

Khi copy dữ liệu từ web hoặc file khác, các ô thường có khoảng trắng đầu/cuối. Dùng:

=TRIM(A1)

Giúp dữ liệu sạch, dễ xử lý hơn.

9. Hàm TODAY và NOW – Hiển thị ngày giờ hiện tại

=TODAY()   →  Hiển thị ngày hiện tại
=NOW()     →  Hiển thị ngày và giờ hiện tại

Thường dùng trong mẫu báo cáo, phiếu thu, hóa đơn tự động cập nhật thời gian.

10. Hàm TEXT – Định dạng số và ngày tháng

Giúp hiển thị dữ liệu đẹp và đúng yêu cầu, ví dụ:

=TEXT(TODAY(),"dd/mm/yyyy")

Biến dữ liệu ngày tháng thành chuỗi văn bản dễ đọc, thường dùng trong báo cáo in ấn.

🎯 Kết luận

Thành thạo 10 hàm này giúp bạn rút ngắn 50% thời gian làm việc mỗi ngày. Hãy luyện tập thường xuyên với các file thực tế để nhớ công thức lâu và áp dụng linh hoạt hơn.

💡 Gợi ý: Bạn có thể kết hợp ChatGPT với Excel để sinh công thức tự động, ví dụ “Tạo công thức đếm học sinh đạt trên 8 điểm bằng Excel”.

🪶 Bài viết: Rcom Dăm Yi | Blog: tuhocxyz.blogspot.com
📅 Cập nhật: Tháng 11 / 2025